El circuito cuenta con dos órganos de funcionamiento: la Oficina de Gestión del Circuito y la Mesa Insular de Cultura.

La Oficina de Gestión del Circuito, realiza las siguientes labores:

• Proponer elaborar técnicamente el catálogo.
• Ordenar las propuestas de contratación de artistas y grupos de los municipios.
• Establecer el sistema económico necesario para el funcionamiento del circuito.
• Elaborar la publicidad general implícita en el circuito.
• Fomentar la gestión municipal de cada actuación (implicación ciudadana, desarrollo técnico e infraestructural, publicidad local, etc.
• Proponer elementos de mejora para sucesivas ediciones.
• Crear los elementos que permitan la convivencia del circuito de artistas locales con otros circuitos de producciones culturales foráneas.La Mesa Insular de Cultura, comisión de seguimiento configurada por todos los municipios implicados que tiene las siguientes características:
• Debe asegurar la complicidad de las partes en el funcionamiento del circuito, comprometerlos en la gestión en las tareas que les afecten y especialmente asegurar una correcta dilución de las actividades en cada localidad.
• Está compuesta por los concejales de cultura de los municipios y por los técnicos delegados de cultura, si los hubiera, y dos personas por parte de la Consejería de Cultura y Patrimonio Histórico del Cabildo Insular de La Palma.
• Debatirán también los aspectos problemáticos del proyecto: niveles mínimos de calidad exigibles a los grupos artísticos participantes, aportaciones de las partes, etc (de cara a siguientes ediciones).

La oficina de Gestión del Circuito, creará un catálogo de activos culturales, una vez recibidas las solicitudes de adhesión al circuito por parte de las compañías, grupos y artistas. Este catálogo será publicado en la página web de la Consejería de Cultura y Patrimonio del Cabildo Insular de La Palma: www.culturalapalma.com. Cada ayuntamiento dispondrá de una clave para poder acceder a las fichas técnicas de cada grupo, consultar el material informativo, caches, etc.

De este catálogo, los programadores municipales seleccionarán aquellos espectáculos que están interesados en contratar a través del Circuito Insular «Creamos en La Palma».

La oficina de Gestión del Circuito comunicará la selección de los espectáculos a las compañías, grupos o artistas que las hayan propuesto, siempre a través del correo electrónico que hayan facilitado en su solicitud.

Como norma general, la Consejería de Cultura y Patrimonio del Cabildo Insular de La Palma financia el 100% del caché de las compañías, grupos o artistas. Los otros gastos derivados de las actuaciones correrán a cargo de cada ayuntamiento.

Una vez realizada la actuación, cada municipio enviará a la oficina del Circuito Insular un informe de valoración de los espectáculos programados.

Las compañías, grupos o artistas deben presentar en la Consejería de Cultura y Patrimonio del Cabildo Insular de La Palma Certificado de Actuación, emitido por los responsables de los municipios para poder percibir el pago del caché correspondiente.

IMPORTANTE: No se podrán modificar las condiciones económicas y artísticas, expresadas por los solicitantes, una vez hayan sido seleccionados por la Oficina de Gestión del Circuito.

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Las compañías, grupos o artistas contratados pondrán a disposición de cada ayuntamiento todo el material necesario para la elaboración de un cartel específico para cada actuación. El diseño y difusión correrá por cuenta de cada ayuntamiento.

El ayuntamiento facilitará el diseño final del cartel de cada actuación a la oficina de Gestión del Circuito para la difusión en los canales de publicidad de la Consejería de Cultura y Patrimonio del Cabildo Insular de La Palma.

Por su parte la Oficina de Gestión del Circuito creará una agenda trimestral con todos los espectáculos programados. Esta agenda estará alojada en su página web: www.culturalapalama.com. Además de este alojamiento se distribuirá en sus Redes Sociales y canales de comunicación utilizados normalmente por la Consejería de Cultura y Patrimonio del Cabildo Insular de La Palma.

Programación:

Cada compañía, grupo o espectáculo podrá ser programado por municipio una sola vez dentro del Circuito Insular de manera anual.

Cada compañía, grupo o espectáculo tendrá un límite trimestral de 2 actuaciones (siempre en diferentes municipios) dentro del Circuito Insular.

La dinámica de contratación se hará de la siguiente manera:

1. El ayuntamiento contacta con la compañía, grupo o artista para mostrar su interés y ver la disponibilidad del mismo.
2. Una vez llegado a un acuerdo sobre fecha y programación, el ayuntamiento comunica a la Oficina de Gestión del Circuito la solicitud de programación.
3. La Oficina de Gestión del Circuito comprueba que dicha compañía, grupo o artista no ha sido programado más veces por el municipio dentro del Circuito Insular (en el mismo año) o que no tiene mas de dos solicitudes en el mismo trimestre por otros ayuntamientos.
4. La Oficina de Gestión del Circuito confirma la contratación al ayuntamiento.

*En el caso de que una misma compañía, grupo o artista supere el máximo de 2 peticiones para actuaciones en un mismo trimestre, la prioridad sobre la programación se tendrá en cuenta por orden de llegada de la petición por parte del ayuntamiento.

Presupuesto:

El Circuito Insular cuenta con un presupuesto anual que se divide de manera igual entre todos los ayuntamientos participantes.

La cuantía que aportará el Cabildo Insular de La Palma para el año 2021 es de 110.000€, para el pago de caches. Como se ha citado anteriormente, los gastos derivados de las necesidades técnicas correrán a cargo de los ayuntamientos.

Se recomienda que la programación por parte de los ayuntamientos se produzca de una manera equilibrada durante todo el año. Uno de los objetivos fundamentales del Circuito Insular «Creamos en La Palma» es contar con una programación regular y estable a lo largo del año.